نوع مقاله : مهارت
مهارت زندگی
مترجم: الهه فخریان
یک فضای کار آشفته و بی‌نظم، دشمن شماست و از بروز توانایی‌های‌تان جلوگیری می‌کند. آشفتگی کارها، باعث هدررفتن انرژی و زمان شما خواهد شد؛ پس باید تلاش کنید این عامل مخرب را ـ به‌ویژه از زندگی شغلی‌تان ـ حذف کنید.
هر چیزی، یک قلم، کاغذ، موبایل یا برگه‌های یادداشت، همگی باعث آشفتگی فضای فعالیت شما و درنتیجه آشفتگی ذهن‌تان می‌شوند؛ چراکه هرگاه به این وسایل نگاه می‌کنید، ذهن شما به‌صورت غیرارادی به سمت آن‌ها منحرف خواهد شد و اگر این مسئله را با دقت تجزیه و تحلیل کنید، خواهید دید که همهی آن‌ها کنار هم، حجم بالایی از ذهن شما را اشغال کرده‌اند. درواقع ذهن شما که یک ابرکامپیوتر است، با این اشیا به‌منزله‌ی داده‌ها برخورد می‌کند. این تنها یک بُعد از بی‌نظمی و آشفتگی محیط است. دقیقاً مانند کامپیوتر، زمانی که مغز شما با داده‌های زیادی مواجه می‌شود، سرعت پردازش اطلاعاتش کم می‌شود. پس نظم، باعث می‌شود که مغز شما فضای بیشتری برای انجام عمل‌کردش داشته باشد و این، باعث کارآیی بیشتر شما خواهد شد. کارایی بیشتر مغز شما، باعث می‌شود که خلاقیت لازم برای انجام کارها را پیدا کنید.
گام اول: ذهن‌تان را خالی کنید
اگر فهرستی طولانی از کارها، برای انجام‌دادن دارید، باید برخی از آن‌ها را شروع کنید. این فکر که دیگر کارهای‌تان باقی مانده، باعث کاهش سرعت شما خواهد شد. برخی از کارهایی که لیست کرده‌اید، فوریتی برای انجام ندارند و می‌توانید برای مدتی، آن‌ها را کنار بگذارید و از سوی دیگر برخی کارها، فوری هستند و باید به‌سرعت آن‌ها را انجام دهید و کنار بگذارید تا ذهن‌تان خالی از دغدغه‌ی انجام کارهای فوری شود.
بعد از اینکه این کارها را تمام کردید، خواهید دید که ذهن شما فضای بیشتری برای خلاقیت خواهد داشت و اگر این کارها ناتمام باقی بمانند، مانند تکه‌ای چربی که ورودی قلب را مسدود می‌کند، ذهن شما را مسدود خواهند کرد.
گام دوم: عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
تلویزیون و رادیو را خاموش کنید. در صورتی که واقعاً می‌خواهید روی نوشتن تمرکز کنید، مودم اینترنت را نیز خاموش کنید. فقط یک پنجره‌ی جدید روی کامپیوتر خود باز کنید و فقط یک کار انجام دهید؛ چندکارگی، یکی از آفت‌های خلاقیت است.
گام سوم: مرتب کردن
«پتسی کلرمونت»، وقتی حرفه‌ی خود را نویسندگی و سخنرانی حرفه‌ای قرار داد، یک روش غیرمنتظره برای تمرکز روی کارش استفاده کرد. وی شروع به جست‌وجوی مطلب، تمرین نوشتن، نوشیدن یک فنجان قهوه یا راه‌رفتن نمی‌کرد. همه از رفتارش شگفت‌زده بودند: او ظرف‌ها را می‌شست.
حتماً سؤالات جدی‌ای در این باره در ذهن شما شکل گرفته است. وی برای جهانیان، پیامی داشت و دنبال بیان آن بود. در آستانه‌ی شروع کار روی این پیام، وی کار متفاوتی انجام داد. به اتاقش رفت و رخت‌خوابش را مرتب کرد. او به‌هم‌ریختگی‌های محیط اطرافش را مرتب کرد و این طرز زندگی، در خلاق‌تر بودن او بسیار مؤثر بود. من و شما، باید چنین کاری انجام دهیم. اینکه پیام خود را به جهانیان برسانید، از صحنه‌ی جهانی آغاز نمی‌شود؛ بلکه از خانه، دفتر کار یا میز کارتان آغاز می‌شود. همهی این به‌هم‌ریختگی‌ها را مرتب و اتاقی برای خلاقیت ایجاد کنید.
گام چهارم: اصل «کمتر، بیشتر است» را در زندگی‌تان اعمال کنید
کارها را ساده کنید و دست‌آوردهای بیشتری کسب کنید. وقتی کاری پراهمیت انجام می‌دهید، همواره مطمئن شوید که تنها روی ملزومات هدف‌تان تمرکز و از مطالب حاشیه‌ای عبور کرده‌اید. اگر یک‌‌بار این اصل را در زندگی‌تان اعمال کنید، خواهید دید که کارآیی شما بیشتر خواهد شد. برای توضیح بیشتر این باور، یعنی بهره‌وری بیشتر با ساده‌کردن یک کار، دقت کنید که:
1. قدرت در سادگی‌ست. کارهای ضروری و اصلی را انتخاب کرده و بقیه را کنار بزنید. آن‌قدر کار را برای خودتان آسان کنید که نتوانید دست رد به آن بزنید؛
2. با تغییر عادت‌های کوچک شروع کنید و گام‌های کودکانه بردارید؛
3. هر کاری را در یک زمان انجام دهید و از چندکارگی بپرهیزید که این کار، کارآیی شما را افزایش می‌دهد.
هرگز لقمه‌ای بزرگ‌تر از دهان خود نگیرید. کارهایی را بپذیرید که از عهده‌ی انجام آن برمی‌آیید. اگر بیشتر از ظرفیت‌تان کاری را بپذیرید، عواقب بدی در انتظار شما خواهد بود. برای اینکه واقعاً کارآیی داشته باشید، در یک زمان فقط یک گام بردارید. مواردی را بیاموزید که به سلامت ذهنی و قابلیت‌های فکری شما کمک می‌کند.
گام پنجم: یادداشت‌برداری روزانه
این، یک گزینه‌ی معروف است؛ چراکه جواب می‌دهد. یادداشت‌کردن روزانه‌ی عواملی که شما را آزار می‌دهند، در سازمان‌دهی مجدد افکار برای مقابله با این مشکلات، کمک‌تان می‌کند. این عامل می‌تواند از جنس جلسه، مشکلات زندگی شخصی یا چالش‌های کاری باشد. نوشتن این مشکلات، می‌تواند به شما در طراحی استراتژی‌ها و پاسخ‌های جدید کمک کند. این مشکلات را روی یک تکه‌کاغذ یا به‌صورت رمز در رایانه‌ی خود یادداشت کنید. کارهایی را که هر روز باید به اتمام برسانید، به‌ترتیب بنویسید و آن‌ها را انجام دهید.
گام ششم: سیستم ذخیره‌ساز خود را سازمان‌دهی کنید
در نظر گرفتن مکانی مشخص برای وسایل کار، بسیار مهم است؛ ولی باید توجه داشت، وسایلی که بیشترین استفاده را دارند، به‌راحتی در دسترس باشند و بتوان با درازکردن دست به آن‌ها دسترسی داشت. وسایل کاربردی‌تر را در کشوهای بالایی میزتان یا در قفسه‌ای نزدیک خود قرار دهید تا به این ترتیب وقتی به آن‌ها نیاز دارید، به‌راحتی بتوانید استفاده‌شان کنید. وسایل نه‌چندان مهم، باید در جایی قرار داده شوند که در محل کار روزانه دیده نشوند؛ برای مثال کامپیوتر شما باید روی میزتان قرار بگیرد و دفترچه‌ی یادداشت‌تان، فقط باید زمانی که نیاز به یادداشت یا نکته‌برداری دارید، در دسترس قرار بگیرد.
گام هفتم: از ارسال پیام‌هایبی‌مورد خودداری کنید
راهی برای تنظیم محدودیت‌های کاری خود پیدا کنید و در این زمان از کارهای غیرمربوط به کارتان، از جمله ارسال پیام‌های بی‌مورد و غیرضروری بپرهیزید؛ چراکه به‌شدت به بهره‌وری شما آسیب خواهد زد.
صرف‌نظر از کاری که می‌کنید، همواره شلوغی و درهم‌ریختگی‌های اجتناب‌ناپذیری در زندگی شخصی و شغلی وجود دارد. این وضعیت، تمرکز روی یک کار را سخت می‌کند. براساس یافته‌های محققان مؤسسه‌ی علوم اعصاب دانشگاه پرینستون، مغز در زمان پردازش اطلاعات دارای محدودیت‌هایی‌ست؛ بنابراین اگر شما فضا و حجم کارتان را زمانی مدیریت نکنید که آشفته و غیرسازمان‌دهی شده است، می‌تواند عمل‌کرد کلی شما را کاهش دهد. شلوغی محیط، می‌تواند تمرکز انسان را از کار اصلی پرت کند و فرد، از کار اصلی خود غافل شود.
)